Biuletyn informacji publicznej
Centrum Usług Wspólnych w Sandomierzu

Zapytanie ofertowe
na realizację zadania

„Dostawa artykułów higienicznych i środków czystości na 2021 rok"

1. Dane Centralnego Zamawiającego:
Centrum Usług Wspólnych w Sandomierzu
ul. L. Cieśli 2
27-600 Sandomierz
Telefon/faks: 15 644 56 80
Strona www: http://bip.cuw.sandomierz.eu
Adres e-mail: sekretariat@cuw.sandomierz.eu
Godziny urzędowania: od poniedziałku do piątku w godzinach od 7:00 do 15:00

Osoba upoważniona do kontaktu z Wykonawcami:
Aleksandra Brożyna
Tel. 15 644 56 80, wew.26,
Tel. 784 765 512
e-mail: aleksandra.brozyna@cuw.sandomierz.eu

2. Tryb udzielenia zamówienia:
Postępowanie prowadzone jest na podstawie kwoty wskazanej w art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku - Prawo Zamówień Publicznych (Dz.U.2019.1843 t.j. z dnia 2019.09.27 ) - tj. wartość zamówienia nie przekracza równowartości kwoty 30 tysięcy euro.

3. Opis przedmiotu zamówienia:
1. Przedmiotem zamówienia jest systematyczna dostawa artykułów higienicznych i środków czystości wskazanych w tabeli „Formularz asortymentowo-cenowy" stanowiącej załącznik nr 2 do niniejszego Zaproszenia do złożenia oferty.
2. Artykuły higieniczne i środki czystości dostarczane będą przez wykonawcę na jego koszt, na podstawie zamówień częściowych przesyłanych pocztą elektroniczną lub zgłaszanych telefonicznie przez Centralnego Zamawiającego i jednostki obsługiwane tj.:
1. Szkoła Podstawowa Nr 1, ul. Stefana Okrzei 6, 27-600 Sandomierz;
2. Szkoła Podstawowa Nr 2, ul. Adama Mickiewicza 9, 27-600 Sandomierz;
3. Szkoła Podstawowa Nr 3, ul. Flisaków 30, 27-600 Sandomierz;
4. Szkoła Podstawowa Nr 4, ul. Adama Mickiewicza 39,27-600 Sandomierz;
5. Przedszkole Samorządowe Nr 1, ul. Stefana Okrzei 8, 27-600 Sandomierz;
6. Przedszkole Samorządowe Nr 3, ul. Juliusza Słowackiego 9, 27-600 Sandomierz;
7. Przedszkole Samorządowe Nr 5, ul. Portowa 28, 27-600 Sandomierz;
8. Żłobek przy Przedszkolu Samorządowym Nr 5, ul. Portowa 28, 27-600 Sandomierz;
9. Przedszkole Samorządowe Nr 6, ul. Por. Tadeusza Króla 3, 27-600 Sandomierz;
10. Żłobek przy Przedszkolu Samorządowym Nr 6, ul. Por. Tadeusza Króla 3, 27-600 Sandomierz;
11. Przedszkole Samorządowe Nr 7, ul. Armii Krajowej 5, 27-600 Sandomierz;
12. Świetlica Środowiskowa, ul. Słowackiego 15, 27-600 Sandomierz;
13. Placówka Wsparcia Dziennego „Przystanek Błonie" ul. Słowackiego 15 27-600 Sandomierz;
14. Środowiskowy Dom Samopomocy w Sandomierzu, ul. Katedralna 5 27-600 Sandomierz;
15. Targowiska Miejskie Samorządowy Zakład Budżetowy, ul. Przemysłowa 2, 27-600 Sandomierz.
16. Miejski Ośrodek Sportu i Rekreacji przy ul. Koseły 3a, 27-600 Sandomierz.

Po zakończeniu przeprowadzonego postępowania umowy zawierane będą indywidualnie przez poszczególne jednostki, na rzecz których działa Centralny Zamawiający.

Wymagania Zamawiającego dotyczące przedmiotu zamówienia:

1. Asortyment objęty zamówieniem częściowym wykonawca zobowiązuje się dostarczyć w ciągu maksymalne 2 dni roboczych od dnia złożenia zamówienia.
2. Rzeczywiste ilości zamówionych artykułów, będą wynikać z bieżącego zapotrzebowania Zamawiających.
3. Ilości przedstawione w Formularzu asortymentowo-cenowym stanowiącym załącznik nr 2 do niniejszego Zaproszenia do złożenia oferty, nie jest katalogiem zamkniętym, Zamawiający mogą dokonywać zamówienia na dodatkowy asortyment, który nie jest wymieniony w formularzu asortymentowo-cenowym przy czym ceny dodatkowego asortymentu, nie będą wyższe od przeciętnej ceny rynkowej.
4. Artykuły higieniczne i środki czystości muszą spełniać wszelkie normy stawiane tego rodzaju produktom przez prawo polskie.
5. Zamówione artykuły winny być dostarczone odpowiednio do siedziby Centrum Usług Wspólnych w Sandomierzu i jednostek obsługiwanych w nienaruszonych opakowaniach fabrycznych, winny posiadać najwyższą jakość. Wszystkie artykuły objęte niniejszym zamówieniem muszą być artykułami wolnymi od wad, kompletnymi, nie noszącymi śladów otwierania, nie poddanymi procesowi ponownego napełnienia.
6. W przypadku asortymentów, dla których określa się terminy ważności ich użycia, terminy te muszą wynosić co najmniej 12 miesięcy, licząc od dnia ich odbioru.
7. Cena określona w ofercie, powinna obejmować wszystkie koszty związane z realizacją przedmiotu zamówienia.
8. Ceny produktów w okresie od dnia podpisania umowy do 31.12.2021 r. nie mogą ulec zmianie, w stosunku do wskazanych w Formularzu asortymentowo-cenowym. Ceny jednostkowe w ofercie powinny uwzględniać również koszty transportu i rozładunku.
9. Zamawiający zastrzega, że ilości artykułów wskazane w Załączniku nr 2, są ilościami szacunkowymi, służącymi do skalkulowania ceny oferty, porównania ofert oraz wyboru najkorzystniejszej oferty.
10. Wykonawcy nie przysługują roszczenia o realizację całości przedmiotu zamówienia jeżeli potrzeby Zamawiającego i jednostek obsługiwanych będą mniejsze.
11. Po upływie okresu realizacji umowy, mimo nie wyczerpania maksymalnego przedmiotu zamówienia określonego umową, umowa wygasa.
12. Ceny jednostkowe artykułów zamawianych w ramach ewentualnego zwiększenia liczby artykułów będą identyczne jak zamówienia podstawowego.
13. Faktury VAT Wykonawca będzie wystawiał, bezpośrednio dla jednostki, dla której nastąpiła dostawa na podstawie zamówienia częściowego wg wzoru:
(Nabywca - Gmina Sandomierz, Odbiorca - jednostka do której nastąpiła dostawa artykułów). Płatność za dostawę, regulowana będzie na podstawie prawidłowo wystawianych faktur VAT, w ciągu 14 dni, licząc od daty złożenia faktury VAT, sporządzonej w oparciu o ceny jednostkowe, zaoferowane przez Wykonawcę w Formularzu asortymentowo-cenowym.

4. Termin realizacji zamówienia:
Od dnia 1 stycznia 2021 r. do 31 grudnia 2021 roku.

5. Warunkiem udziału w postępowaniu jest przedłożenie następujących oświadczeń i dokumentów:
1) wypełniony formularz oferty stanowiący załącznik nr 1 do Zaproszenia do złożenia oferty;
2) wypełniony formularz asortymentowo-cenowy stanowiący załącznik nr 2 do zaproszenia do oferty;
3) zaakceptowany wzór umowy stanowiący załącznik Nr 3 do niniejszego zapytania.

6. Informacje o sposobie porozumiewania się zamawiającego z wykonawcą oraz przekazywania oświadczeń i dokumentów:

1) oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje zamawiający i wykonawca przekazuje zgodnie z wyborem zamawiającego faksem, drogą elektroniczną na e-mail.
2) oświadczenia, wnioski, zawiadomienia, oraz informacje przekazane za pomocą faksu, drogą elektroniczną uważa się za złożone w terminie, jeżeli ich treść dotarła do adresata przed upływem terminu.
3) jeżeli zamawiający lub wykonawca przekazuje oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje faksem lub pocztą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich otrzymania.

7. Kryteria wyboru ofert:
Wybór najkorzystniejszej oferty będzie dokonany na podstawie kryterium cena brutto - 100%.
Ofertą najkorzystniejszą będzie oferta z najniższa ceną oraz spełniającą wymagania Zamawiającego.

8. Sposób przygotowania i miejsce złożenia oferty:
1.Wykonawca powinien przygotować ofertę w języku polskim w formie pisemnej na formularzu ofertowym stanowiącym Załącznik nr 1. Oferta musi być podpisana przez osoby uprawnione albo upoważnione do występowania w imieniu wykonawcy, przy czym podpis musi być czytelny lub opisany pieczątką imienną. Ofertę należy umieścić w opakowaniu uniemożliwiającym odczytanie jej zawartości bez uszkodzenia tego opakowania. Opakowanie winno być oznaczone nazwą (firmą) i adresem Wykonawcy w lewym górnym rogu koperty, przesłane na adres:

Centrum Usług Wspólnych w Sandomierzu
ul. L.Cieśli 2, 27-600 Sandomierz oraz opisane:
Oferta na realizacje zadanie pn.
„Dostawa artykułów higienicznych i środków czystości na 2021 rok."
Oznaczenie sprawy: CUW.26.8.2019.AB
Nie otwierać przed dniem 4 grudnia 2020 roku, godziną 11:30.

2. O wyniku niniejszego postępowania prowadzonego w trybie „zapytania ofertowego" Zamawiający poinformuje wykonawców poprzez zamieszczenie w Biuletynie Informacji Publicznej Centrum Usług Wspólnych w Sandomierzu w zakładce : ,, Zamówienia publiczne" - stosownej informacji.
3. Termin i miejsce złożenia ofert: Centrum Usług Wspólnych do dnia 4 grudnia 2020 do godziny 11:30. Otwarcie ofert o godzinie 11:45
4. Wykonawca może przedstawić tylko jedną ofertę pod rygorem odrzucenia.
5. Koszty opracowania i złożenia oferty ponosi Wykonawca.
6. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

9. Sposób obliczenia ceny ofertowej:

1. Wykonawca jest zobowiązany do określenia ceny za wszystkie elementy zamówienia wymienione w formularzu ofertowym. Cena podana w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty i składniki związane z wykonaniem zamówienia oraz warunkami stawianymi przez zamawiającego.
2. Ceny jednostkowe oraz wszystkie wartości określone w formularzu ofertowym a także ostateczną cenę oferty, należy podawać w złotych polskich. Ostateczną cenę oferty stanowi suma cen poszczególnych pozycji formularza oferty cenowej. Ostateczna cena oferty powinna zostać podana w kwocie brutto.
3. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, zamawiający zawiadomi wykonawcę, którego oferta została wybrana do realizacji zamówienia elektronicznie drogą mailową albo telefonicznie oraz poprzez publikację stosownej informacji na stronie internetowej, na której opublikowano ogłoszenie.
4. Zamawiający zawrze umowę z wybranym wykonawcą po przekazaniu zawiadomienia o wyborze wykonawcy.
5. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana uchyli się od zawarcia umowy, zamawiający wybierze kolejną ofertę najkorzystniejszą spośród złożonych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
6. Do prowadzonego postępowania nie przysługują wykonawcom środki ochrony prawnej określone w przepisach Ustawy Prawo zamówień publicznych.
7. Decyduje data i godzina wpływu oferty do siedziby zamawiającego. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane. Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. W toku dokonywania badania i oceny ofert, zamawiający może żądać udzielenia przez wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert.
8. W sytuacji gdy zamawiający opisał przedmiot zamówienia przez wskazanie znaków towarowych, to należy rozumieć, iż dopuszcza się zastosowanie rozwiązań równoważnych. Zamawiający dopuszcza zastosowanie równoważnych środków pod warunkiem, że środki równoważne będą posiadały co najmniej takie same parametry techniczne jak środki wymienione w załączniku Nr 2. Na wykonawcy spoczywa obowiązek wykazania, iż oferowane środki spełniają wymagania zamawiającego. Wykonawca do każdego oferowanego produktu równoważnego dołącza dokładny opis i parametry, by wykazać że spełnia on oczekiwania i wymagania zamawiającego zawarte w opisie przedmiotu zamówienia i siwz..
Wszelkie produkty pochodzące od konkretnych producentów, określają minimalne parametry jakościowe i cechy użytkowe jakim muszą odpowiadać produkty, aby spełniły wymagania stawiane przez zamawiającego i stanowią wyłącznie wzorzec jakościowy przedmiotu zamówienia. Przez zapis dotyczący minimalnych wymagań parametrów jakościowych, zamawiający rozumie wymagania towarów zawarte w ogólnie dostępnych źródłach, katalogach, stronach internetowych producentów. Zamawiający przy opisie przedmiotu zamówienia wskazując konkretnego producenta lub konkretny produkt, dopuszcza jednocześnie produkty równoważne o parametrach jakościowych i cechach użytkowych, co najmniej na poziomie wskazanego produktu, uznając tym samym każdy produkt o wskazanych parametrach lub lepszych.

10. Termin związania z ofertą: 30 dni

11. Inne W sprawach nieuregulowanych zaproszeniem stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego.

12. Klauzula informacyjna RODO:
Klauzula informacyjna z art. 13 RODO, w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego poniżej 30 000 euro:
Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO", informuję, że:
1) Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Centrum Usług Wspólnych, ul. L. Cieśli 2, 27-600 Sandomierz.
2) Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest pod adresem e-mail: iod@cuw.sandomierz.eu lub pisemnie na wskazany wyżej adres administratora.
3) Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego pod nazwą: „Dostawa artykułów higienicznych i środków czystości na 2021 rok", prowadzonym na zasadzie zapytania ofertowego oraz zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych w Centrum Usług Wspólnych w Sandomierzu jako centralnego zamawiającego.
4) Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 8 i art.8a oraz art. 96 ust. 3, ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. - Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2019.1843 t.j. z dnia 2019.09.27 ), dalej „ustawa Pzp";
5) Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane, przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia.
6) W przypadku dojścia do zawarcia umowy dane osobowe osób fizycznych, w szczególności osób reprezentujących oraz wskazanych do kontaktu, związanych z wykonaniem umowy, pozyskane bezpośrednio lub pośrednio, będą przetwarzane przez Strony umowy w celu i okresie jej realizacji, a także w celach związanych z rozliczaniem umowy, celach archiwalnych oraz ustalenia i dochodzenia ewentualnych roszczeń w okresie przewidzianym przepisami prawa, na podstawie i w związku z realizacją obowiązków nałożonych na administratora danych przez te przepisy. Dane te nie będą przedmiotem sprzedaży i udostępniania podmiotom zewnętrznym, za wyjątkiem przypadków przewidzianych przepisami prawa, nie będą również przekazywane do państw trzecich i organizacji międzynarodowych. Mogą one zostać przekazane podmiotom współpracującym z Centrum Usług Wspólnych oraz jednostkami obsługiwanymi w oparciu o umowy powierzenia zawarte zgodnie z art. 28 RODO.
7) Obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem ustawowym określonym w przepisach ustawy Pzp, związanym z udziałem w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego; konsekwencje niepodania określonych danych wynikają z ustawy Pzp;
8) W odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
9) Posiada Pani/Pan:
a)na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
b)na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych *;
c)na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **;
d)prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
10) Nie przysługuje Pani/Panu:
-w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
-prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
-na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
11) Administrator danych zobowiązuje Panią/Pana do poinformowania o zasadach i sposobie przetwarzania danych wszystkie osoby fizyczne zaangażowane w realizację umowy.

Wykaz załączników do SIWZ:
1) Załącznik nr 1 - Formularz ofertowy
2) Załącznik nr 2 - Formularz asortymentowo-cenowy
3) Załącznik nr 3 - Wzór umowy

*Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z ustawą Pzp oraz nie może naruszać integralności protokołu oraz jego załączników.
**Wyjaśnienie: Prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.